Dans le métier de l’accueil, une bonne organisation fait toute la différence, et les réunions pré-événement en sont la clé. Ces moments d’échange, souvent appelés briefing, permettent de poser les bases, de clarifier les attentes et de préparer l’équipe à toutes les situations. Passons en revue les raisons pour laquelle cette étape est indispensable.
Sa préparation
Un événement, c’est avant tout un cahier des charges : des objectifs précis, des exigences spécifiques et des contraintes à respecter. Le briefing permet de passer en revue ces points essentiels, que ce soit le type de public attendu, les messages à transmettre ou les consignes spécifiques liées au lieu ou à l’organisateur. En effet, le briefing, c’est aussi le moment où chacun sait ce qu’il a à faire. Qui est à l’accueil principal ? Qui gère la remise des badges ? Qui s’occupe de l’orientation vers les salles ? En définissant ces rôles à l’avance, on évite tout dysfonctionnement d’organisation sur place. Car, même avec le meilleur plan, les imprévus arrivent… C’est là qu’un bon briefing fait la différence : il permet d’identifier les zones sensibles et d’envisager des solutions de secours. Qu’il s’agisse d’un retard dans les arrivées, d’un problème technique, des conditions météorologiques ou d’une modification de dernière minute, l’équipe doit se tenir prête à réagir efficacement.
Sa finalisation
Le briefing est l’occasion parfaite pour revoir les aspects concrets :
- Parcours des invités.
- Emplacement des points stratégiques (vestiaires, toilettes, salles).
- Horaires clés et timing précis.
C’est aussi un moment important, le moment de s’approprier l’événement. Chaque événement est unique. Grâce au briefing, l’équipe peut mieux comprendre son rôle dans l’ensemble et s’approprier les enjeux. Cela crée un sentiment d’implication, essentiel pour fournir un accueil qui va au-delà des attentes.
En résumé
Les réunions pré-événement sont bien plus qu’une étape administrative : elles sont le moteur d’un accueil réussi. En se basant sur le cahier des charges, elles permettent de se préparer, d’anticiper et de motiver, pour que l’événement se déroule sans accroc et laisse une impression positive aux invités.
Quand tout le monde est sur la même longueur d’onde, ça se ressent sur le terrain : professionnalisme et bonne humeur seront mis à l’honneur par les invités.
Bref, c’est une étape à ne jamais négliger !
