Formation administrative – Nouveaux arrivants SGP Formation

Séquence 1 : Introduction à l’entreprise et aux procédures administratives (1h)

Objectif intermédiaire : Comprendre l’organisation et le fonctionnement de SGP Formation ainsi que les rôles des différents services.

• Contenu :
  • Présentation de l’entreprise : histoire, missions, valeurs.
  • Organigramme et présentation des différents départements.
  • Les principales procédures administratives et leur importance.
  • Les rôles et responsabilités des nouveaux arrivants dans la gestion administrative.

Séquence 2 : Les outils internes et logiciels de gestion administrative (1h30)

Objectif intermédiaire : Maîtriser les outils de gestion administrative utilisés au sein de SGP Formation.

• Contenu :
  • Introduction aux logiciels de gestion : outils de gestion des plannings, CRM, gestion des dossiers clients.
  • Utilisation des outils bureautiques : gestion des emails, agenda partagé.
  • Accès aux ressources internes : documentation, modèles de documents, systèmes de gestion.
  • Pratique : initiation à l’utilisation des outils et des logiciels de gestion utilisés chez SGP Formation.

Séquence 3 : Gestion des dossiers administratifs et suivi des formations (1h30)

Objectif intermédiaire : Savoir gérer et suivre les dossiers administratifs liés aux formations proposées par SGP Formation.

• Contenu :
  • Création et gestion des dossiers clients et apprenants.
  • Suivi des inscriptions, convocations et contrats de formation.
  • Archivage et mise à jour des dossiers en conformité avec les exigences légales.
  • Pratique : exercice de gestion de dossiers et suivi administratif d’un projet de formation.

Séquence 4 : Processus internes de communication et gestion des documents (1h)

Objectif intermédiaire : Apprendre à gérer efficacement les échanges et la communication administrative interne.

• Contenu :
  • Les processus de validation des documents administratifs (contrats, factures, bons de commande).
  • Communication avec les autres départements (pédagogie, RH, finance) pour assurer la fluidité des processus.
  • Gestion des signatures électroniques et des envois de documents.
  • Pratique : simulation de traitement d’un document administratif en coordination avec d’autres services.

Séquence 5 : Conformité, RGPD et bonnes pratiques administratives (1h)

Objectif intermédiaire : Comprendre les obligations légales et les bonnes pratiques administratives en matière de protection des données et de conformité.

• Contenu :
  • Présentation des obligations liées à la protection des données (RGPD).
  • Les bonnes pratiques pour assurer la confidentialité des dossiers et des données clients.
  • Suivi des normes et des obligations légales liées à la gestion administrative des formations.
  • Pratique : mise en situation autour de la gestion et protection des données dans un contexte administratif.

Séquence 6 : Synthèse et échanges (30 minutes)

Objectif intermédiaire : Consolider les connaissances acquises lors de la formation et répondre aux questions des participants.

• Contenu :
  • Récapitulatif des points clés abordés lors de la formation.
  • Échanges sur les expériences des participants et questions-réponses sur les procédures internes.
  • Conclusion : les réflexes à adopter pour assurer une gestion administrative fluide et conforme.