L’acheminement d’un contrat nécessite un suivi efficace pour maîtriser les risques financiers et juridiques encourus. Ces risques viennent à augmenter lorsque le contrat évolue pour répondre à un besoin qui a changé : c’est à ce moment que le contract management intervient. Cette tâche complexe se voit parfois confiée à l’acheteur qui doit garantir la bonne application du projet, en conservant une relation stable avec le fournisseur et en gardant le contrôle des surcoûts. Connaissances en juridique et en finance, aisance communicationnelle, capacité à anticiper, vision globale et transversale… deviennent dès lors des atouts indispensables dans la gestion des risques et la résolution des conflits.
Contract management : les clés de succès
Se nourrir des informations que détiennent les équipes
Pour être crédible lors de ses échanges avec le fournisseur, l’acheteur doit avoir au préalable récolté un maximum d’informations et de détails techniques sur le projet auprès des services concernés : prescripteur technique et/ou chef de projet, juriste, comptable fournisseur, entre autres… Il appartient aussi à l’acheteur de faire le lien avec les équipes : par exemple, en cas de demande de rémunération supplémentaire du fournisseur, l’acheteur doit consulter les services internes pour déterminer avec eux si la revendication est justifiée.
Garantir un processus de communication clair et une relation de confiance avec le fournisseur
Au commencement du contrat, il arrive que le fournisseur soit en contact direct avec le prescripteur technique et/ou le chef de projet pour appréhender les complexités techniques du projet. Pour ne pas s’exposer à des non-sens ou des informations contradictoires, il est primordial que l’acheteur se positionne comme l’interlocuteur principal du fournisseur en centralisant ainsi les propos afin de garantir les engagements de chacun. Maîtriser la communication avec le fournisseur c’est aussi développer une relation de confiance avec lui : son soutien sera apprécié en cas de difficultés sur le projet. Organiser des rencontres, savoir bien écouter et questionner le fournisseur, c’est instaurer un environnement favorable au bon développement du projet. C’est aussi un moyen d’éviter des éventuels coûts cachés et de garantir ainsi la maîtrise du TCO (Total Cost of Ownership) : le coût global de la prestation incluant les dépenses directes et indirectes.
Effectuer un suivi des éléments échangés avec le fournisseur…
L’acheteur doit pouvoir disposer à tout moment des informations suivantes : les coûts de rémunération supplémentaires demandés par le prestataire, les phases d’avancement des jalons, l’état de la facturation et des paiements… pour cela, il est indispensable que l’acheteur se dote d’outils de suivi efficaces.
… pour mieux anticiper les risques
Le pire scénario reste la cessation d’un contrat par un fournisseur important en plein milieu du projet. Eviter cette situation, c’est tout l’enjeu du contract management qui combine relation fournisseur et suivi des coûts, afin de mieux prévoir les mouvements du sous-traitant !
